Le point de départ
Quarante millions de chiffre d'affaires, un poste de directeur commercial qu'il venait de prendre, et pas d'assistante. Personne dans l'entreprise n'en avait. Toute l'information passait par sa boîte mail, et il n'avait aucun moyen de savoir ce qui comptait sans tout lire.
Ce qu'on n'a pas fait
On n'a pas touché à ses mails. Pas de réponse automatique, pas de robot qui écrit à sa place. Un directeur commercial ne peut pas se permettre un message maladroit envoyé en son nom.
Ce qu'on a construit
Un tri, qui lui sort chaque matin trois listes : ce qui attend une réponse de lui, ce qui attend une décision, et ce qui est pour information. Il ouvre trois listes au lieu de six cents messages. Le tri est fait par un agent qui lit tout, classe, et n'agit jamais à sa place. Il garde la main sur chaque réponse, mais il ne cherche plus.
Ce que ça dit de votre boîte mail
Comptez le temps que vous passez à trier avant de commencer à travailler. Si c'est plus de trente minutes par jour, c'est votre premier outil, avant tout le reste. Pas parce que c'est le plus impressionnant, mais parce que le gain est immédiat et qu'il se voit dès le lendemain matin.
En résumé
- Six cents mails non lus par jour, la moitié des journées gâchée.
- On n'a pas automatisé les réponses, on a construit un tri en trois listes.
- Un agent lit et classe, le dirigeant décide et répond.
- Si le tri prend plus de trente minutes par jour, c'est le premier outil à construire.
Questions fréquentes
L'agent répond-il aux mails ?
Non, dans ce cas il ne fait que trier et classer. La réponse reste humaine. On peut aller plus loin ensuite, si le dirigeant le souhaite.
Comment l'agent sait-il ce qui demande une décision ?
Par un brief écrit en français, affiné pendant une ou deux semaines de rodage : les expéditeurs, les mots-clés, les types de demande.
Faut-il changer de messagerie ?
Non. L'agent se connecte à Gmail, Outlook ou équivalent via leurs connecteurs.